Trattamento fiscale spese di trasferta dei dipendenti

Guida Completa alla Deducibilità Fiscale delle Spese di Trasferta dei Dipendenti in Italia

Il presente rapporto fornisce un’analisi esaustiva del trattamento fiscale delle spese di trasferta sostenute dai dipendenti nel contesto normativo italiano. La disciplina è complessa e coinvolge la prospettiva sia dell’azienda, ai fini della deducibilità dei costi dal reddito d’impresa (IRES) e dall’imponibile IRAP, sia del dipendente, ai fini della tassazione del reddito da lavoro dipendente (IRPEF).

I fattori chiave che determinano il trattamento fiscale includono: la localizzazione della trasferta (all’interno o al di fuori del comune della sede di lavoro), la metodologia di rimborso adottata dall’azienda (forfettario, analitico o misto), la tipologia specifica di spesa (vitto, alloggio, trasporto, rimborso chilometrico) e il rigore della documentazione giustificativa prodotta.

Di fondamentale importanza sono le modifiche introdotte dalla Legge di Bilancio 2025 (Legge n. 207/2024), efficaci dal 1° gennaio 2025. Tali modifiche impongono l’obbligo di utilizzare metodi di pagamento tracciabili per specifiche categorie di spesa (vitto, alloggio, trasporto non di linea come taxi e NCC) affinché tali costi siano deducibili per l’azienda e i relativi rimborsi non imponibili per il dipendente. La mancata osservanza di tale obbligo comporta una “doppia penalizzazione”: l’indeducibilità del costo per l’impresa e l’imponibilità del rimborso per il dipendente.

L’obiettivo di questo documento è fornire una guida esperta e dettagliata per orientarsi in questa normativa articolata, assicurando la conformità fiscale e supportando la pianificazione finanziaria aziendale.

1. Definizione delle Spese di Trasferta nel Contesto Fiscale Italiano

1.1. Identificazione della “Trasferta”

• Definizione Fondamentale: La “trasferta” si configura come uno spostamento temporaneo del lavoratore dalla sua sede abituale di lavoro, mantenendo un legame funzionale con essa. Si distingue nettamente dal “trasferimento”, che implica un cambiamento definitivo della sede lavorativa. La caratteristica essenziale è lo svolgimento temporaneo dell’attività lavorativa in un luogo diverso da quello abituale.   
• Temporaneità: La normativa fiscale non fornisce una definizione rigida di “temporaneità” per il settore privato. Tuttavia, la prassi amministrativa fa riferimento al limite di 240 giorni annui previsto per il pubblico impiego come indicatore per distinguere una trasferta prolungata da un trasferimento di fatto. La perdita del requisito di temporaneità comporta la riqualificazione delle somme erogate come retribuzione ordinaria fin dall’inizio. La sentenza della Cassazione n. 8135/2008 ha ribadito che la trasferta sorge quando il lavoratore è temporaneamente incaricato di svolgere l’attività in un luogo diverso da quello abituale.   
• Sede di Lavoro: La “sede di lavoro” è il luogo, stabilito contrattualmente dalle parti , dove il dipendente svolge abitualmente la propria prestazione. Va distinta dal “luogo di assunzione”, che può non coincidere. Il concetto di trasferta prescinde dal luogo di residenza del lavoratore o dall’esistenza di una dipendenza aziendale presso la sede temporanea. È fondamentale distinguere la trasferta occasionale dalla condizione dei cosiddetti “trasfertisti”, lavoratori la cui prestazione richiede intrinsecamente una continua mobilità e che spesso non hanno una sede di lavoro fissa indicata nel contratto. Questi ultimi ricadono in un regime fiscale specifico (Art. 51, c. 6 TUIR), diverso da quello delle trasferte occasionali (Art. 51, c. 5 TUIR).   
• Necessità del Ritorno: Implicitamente, la trasferta presuppone il ritorno del lavoratore alla sede di lavoro abituale al termine dell’incarico temporaneo.   

1.2. Categorizzazione delle Spese Rimborsabili

Le spese tipicamente sostenute durante una trasferta e potenzialmente oggetto di rimborso includono:

• Spese di Viaggio e Trasporto: Costi per raggiungere e muoversi nella località di trasferta (es. treni, aerei, mezzi pubblici, taxi, NCC).   
• Spese di Vitto: Costi per pasti.   
• Spese di Alloggio: Costi per pernottamenti.   
• Rimborso Chilometrico: Indennità corrisposta per l’utilizzo dell’auto propria o noleggiata dal dipendente.   
• Altre Spese Accessorie: Costi minori, documentati o non documentabili (es. parcheggio, pedaggi, mance, lavanderia, telefono).   

È importante distinguere l'”indennità di trasferta” (somma forfettaria giornaliera) dal “rimborso spese” (restituzione di costi specifici sostenuti).   

2. Quadro di Deducibilità per le Aziende (IRES)

2.1. Principi Fondamentali: Inerenza e Documentazione

La deducibilità dei costi dal reddito d’impresa (ai fini IRES) si basa su due principi cardine:

• Inerenza: Le spese devono essere correlate all’attività d’impresa e sostenute nell’interesse della stessa.   
• Documentazione: È indispensabile disporre di adeguata documentazione che giustifichi la spesa e la sua connessione con la trasferta.   

2.2. Art. 95 TUIR: La Base Normativa della Deducibilità

L’articolo 95 del Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR, D.P.R. 917/1986) costituisce il riferimento normativo primario per la deducibilità delle spese per prestazioni di lavoro, incluse quelle di trasferta.   

• Comma 3: Disciplina specificamente la deducibilità delle spese di vitto, alloggio e trasporto sostenute per le trasferte fuori dal territorio comunale. Stabilisce limiti giornalieri per vitto e alloggio (€180,76 in Italia, €258,23 all’estero) nel caso di rimborso analitico e limita la deducibilità del rimborso chilometrico in base alla potenza fiscale del veicolo (17 CV benzina / 20 CV diesel).   
• Comma 5: Riguarda la deducibilità dei compensi spettanti agli amministratori, stabilendo che essa avviene nell’esercizio in cui sono corrisposti (principio di cassa).   
• Comma 3-bis (Novità 2025): Introdotto dalla Legge di Bilancio 2025, questo comma subordina la deducibilità delle spese di vitto, alloggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea (taxi, NCC), sostenute per trasferte fuori dal comune, all’effettuazione del pagamento tramite strumenti tracciabili a partire dal 1° gennaio 2025.   

Un aspetto cruciale da comprendere è la potenziale divergenza tra i limiti di deducibilità per l’azienda (Art. 95 TUIR) e i limiti di non imponibilità per il dipendente (Art. 51 TUIR). Ad esempio, un’indennità forfettaria giornaliera di €100 per una trasferta in Italia supera il limite di esenzione per il dipendente (€46,48). L’eccedenza (€53,52) sarà tassata in capo al dipendente. Tuttavia, l’intera somma di €100 erogata dall’azienda rimane completamente deducibile ai fini IRES. Questa asimmetria richiede un’attenta gestione contabile e fiscale da parte dell’impresa.   

3. Quadro di Deducibilità per Lavoratori Autonomi/Professionisti (IRPEF)

3.1. Art. 54 TUIR: Regole Specifiche per i Professionisti

L’articolo 54 del TUIR disciplina la determinazione del reddito derivante dall’esercizio di arti e professioni. Il principio generale è la deducibilità delle spese sostenute nell’esercizio dell’attività professionale, secondo il criterio di cassa (salvo eccezioni come l’ammortamento).   

Fino al 31 dicembre 2024, le regole di deducibilità per le comuni spese di trasferta sostenute dal professionista erano le seguenti:

• Spese di Viaggio (aereo, treno): Deducibili al 100%.   
• Spese Alberghiere e di Ristorazione (Vitto e Alloggio): Deducibili nella misura del 75% del costo sostenuto, con un ulteriore limite complessivo pari al 2% dei compensi percepiti nel periodo d’imposta.   
• Spese di Partecipazione a Convegni/Corsi (incluse viaggio e soggiorno): Deducibili nella misura del 50% del loro ammontare. Le spese V/A sostenute in tale contesto seguivano una doppia limitazione (75% del 50%).   
• Spese Relative all’Auto: I costi relativi all’auto (carburante, manutenzione, ammortamento, leasing, noleggio) seguono le regole dell’Art. 164 TUIR, che prevede una deducibilità limitata al 20% (per un solo veicolo) e nel rispetto di specifici limiti di costo fiscalmente riconosciuto (es. €18.075,99 per l’acquisto di autovetture). Il carburante, in particolare, rientra in questa deducibilità limitata al 20%.   
• Spese per Trasferte di Dipendenti del Professionista: Se il professionista ha dipendenti, le spese di vitto e alloggio sostenute per le loro trasferte fuori dal comune sono deducibili secondo i limiti dell’Art. 95, c. 3 TUIR (€180,76 Italia / €258,23 estero).   

3.2. Impatto delle Riforme 2025 sui Rimborsi Spese (D.Lgs. 192/2024 e Legge di Bilancio 2025)

A partire dal 1° gennaio 2025, la riforma fiscale (specificamente il D.Lgs. 192/2024 che ha riscritto l’Art. 54 TUIR e la Legge di Bilancio 2025) ha introdotto cambiamenti radicali nel trattamento dei rimborsi spese per i professionisti.   

• Principio di Neutralità Fiscale: Le spese sostenute dal professionista per l’esecuzione di un incarico e addebitate analiticamente al committente nella fattura non concorrono più a formare il reddito imponibile del professionista (Art. 54, c. 2, lett. b) TUIR novellato). Questo vale per spese di viaggio, vitto, alloggio e altre spese documentate.   
• Indeducibilità Correlata: Specularmente, le stesse spese rimborsate dal committente non sono più deducibili dal reddito del professionista che le ha sostenute (Art. 54-ter, c. 1 TUIR novellato).   
• Obbligo di Tracciabilità (Legge Bilancio 2025): L’Art. 54, comma 6-ter (introdotto dalla L. Bilancio 2025) stabilisce che i rimborsi analitici relativi a spese di vitto, alloggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea (taxi, NCC), addebitati al committente, sono deducibili per quest’ultimo solo se i pagamenti originari sono stati effettuati dal professionista con strumenti tracciabili. Questo requisito, pur riguardando la deducibilità del cliente, impatta indirettamente sul professionista, che deve utilizzare metodi tracciabili per garantire la deducibilità del rimborso al proprio cliente.   
• Eccezione per Mancato Rimborso: La riforma prevede specifiche eccezioni in cui il professionista può dedurre le spese originariamente addebitate ma non rimborsate dal committente. Ciò avviene se il mancato rimborso è definitivo a causa di procedure concorsuali del committente (liquidazione giudiziale, coatta amministrativa), esecuzione individuale infruttuosa, prescrizione del credito, oppure se il rimborso non avviene entro un anno dalla fatturazione per importi complessivi (onorari + spese) inferiori a €2.500 (Art. 54-ter, c. 2-5 TUIR novellato).   
• Impatto sul Regime Forfettario: Per i professionisti in regime forfettario, la novità principale è che i rimborsi spese analitici ricevuti non concorrono più al raggiungimento del limite di ricavi/compensi di €85.000 annui. Poiché le spese non erano comunque deducibili in questo regime, l’effetto primario è l’esclusione dal calcolo del plafond.   

Questa riforma mira a semplificare il trattamento fiscale eliminando la precedente dinamica per cui il rimborso era considerato compenso e la spesa un costo deducibile. Tuttavia, introduce nuove complessità legate alla tracciabilità dei pagamenti e alla gestione delle eccezioni per mancato incasso. Dal punto di vista operativo, cambiano le modalità di fatturazione: sui rimborsi spese analitici non si applica più la ritenuta d’acconto né il contributo previdenziale.   

4. Limiti e Regole Dettagliate di Deducibilità

4.1. Spese di Vitto e Alloggio

• 4.1.1. Trasferte Fuori dal Comune (Aziende – IRES): 
  • Come specificato nell’Art. 95, c. 3 TUIR, se l’azienda adotta il metodo di rimborso analitico, le spese di vitto e alloggio sostenute dai dipendenti (e collaboratori assimilati, come gli amministratori) sono deducibili fino a un limite giornaliero di €180,76 per le trasferte in Italia e €258,23 per quelle all’estero.   
  • È fondamentale sottolineare che questi limiti si applicano esclusivamente al rimborso analitico. Non si applicano ai rimborsi forfettari o misti (per la componente forfettaria). Qualsiasi importo rimborsato analiticamente eccedente tali soglie giornaliere è indeducibile per l’azienda.   
  • Novità 2025: A partire dal 1° gennaio 2025, la deducibilità entro questi limiti è ulteriormente condizionata all’utilizzo di metodi di pagamento tracciabili (Art. 95, c. 3-bis TUIR).   
• 4.1.2. Trasferte all’Interno del Comune (Aziende/Professionisti – IRES/IRPEF): 
  • Per le spese di vitto e alloggio sostenute durante trasferte all’interno del comune della sede di lavoro, non si applica la deroga dell’Art. 95, c. 3, ma la regola generale prevista dall’Art. 109, c. 5 TUIR per le spese relative a prestazioni alberghiere e di somministrazione di alimenti e bevande. Tali spese sono deducibili nella misura del 75% del loro costo. Questa limitazione si applica sia alle spese sostenute per dipendenti che per amministratori. Si segnala una posizione contraria di Assonime che riteneva applicabile la deducibilità integrale.   
  • Novità 2025 (Tracciabilità): L’obbligo di tracciabilità introdotto dalla Legge di Bilancio 2025 menziona esplicitamente le trasferte fuori comune (Art. 95 c. 3-bis) e le spese di rappresentanza (Art. 108 c. 2) e i rimborsi ai professionisti (Art. 54 c. 6-ter). Alcune fonti suggeriscono che le spese di vitto e alloggio nel comune possano ancora essere pagate in contanti e dedotte al 75% se documentate , mentre altre indicano un obbligo generalizzato per vitto e alloggio. Data l’incertezza interpretativa e la tendenza normativa, l’utilizzo di pagamenti tracciabili anche per queste spese è fortemente consigliato in attesa di chiarimenti ufficiali.   
• 4.1.3. Specifiche per Lavoratori Autonomi (IRPEF): 
  • Regime Pre-2025: Le spese di vitto e alloggio sostenute direttamente dal professionista erano deducibili al 75%, entro il limite massimo del 2% dei compensi annui.   
  • Regime Post-2025: Se la spesa viene rimborsata analiticamente dal committente, essa diventa fiscalmente neutra (non imponibile e non deducibile) per il professionista. Se la spesa rimane a carico del professionista (non rimborsata o sostenuta per esigenze proprie), si presume che continui ad applicarsi il limite di deducibilità del 75% (e del 2% dei compensi). In questo caso, dal 2025, il pagamento dovrà essere tracciabile affinché la spesa sia deducibile.   

4.2. Rimborso Chilometrico

• 4.2.1. Tabelle ACI e Calcolo: Il rimborso spese per l’utilizzo dell’auto propria (o a noleggio) da parte del dipendente in trasferta fuori dal comune deve essere calcolato sulla base delle tabelle elaborate annualmente dall’ACI (Automobile Club d’Italia) e pubblicate sulla Gazzetta Ufficiale. Il calcolo si effettua moltiplicando i chilometri percorsi per la tariffa ACI corrispondente al modello specifico di veicolo, alimentazione e fascia di percorrenza annua convenzionale (solitamente 15.000 km, ma è possibile un calcolo più preciso). Le tariffe ACI includono costi proporzionali (carburante, pneumatici, manutenzione) e costi non proporzionali (assicurazione, bollo, quota interessi, ammortamento) , ma generalmente non i pedaggi autostradali, che possono essere rimborsati a parte se documentati.   
• 4.2.2. Deducibilità Aziendale (IRES – Limite 17/20 CV): L’azienda può dedurre il rimborso chilometrico erogato, ma l’importo deducibile è limitato al costo di percorrenza ACI relativo a un’autovettura di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali (CV) se alimentata a benzina, o 20 CV se alimentata a gasolio (Art. 95, c. 3 TUIR). Se il dipendente utilizza un’auto di potenza superiore, l’azienda può dedurre solo il costo corrispondente al limite dei 17/20 CV. I valori limite specifici sono consultabili sul sito ACI.   
• 4.2.3. Imponibilità per il Dipendente (IRPEF): Il rimborso chilometrico calcolato secondo le tabelle ACI per l’effettivo veicolo utilizzato dal dipendente per trasferte fuori dal comune è esente da tassazione (Art. 51, c. 5 TUIR). Se il rimborso eccede la tariffa ACI per quel veicolo, l’eccedenza è imponibile. I rimborsi chilometrici per spostamenti all’interno del comune sono invece, di norma, interamente imponibili.   
• 4.2.4. Regole per Lavoratori Autonomi (IRPEF): Il professionista che utilizza la propria auto per l’attività non riceve un “rimborso chilometrico” deducibile come per i dipendenti. Deduce invece i costi relativi all’auto (carburante, manutenzione, ammortamento, ecc.) secondo le limitazioni dell’Art. 164 TUIR (generalmente 20% del costo, entro i massimali previsti). Se noleggia un’auto specificamente per una trasferta, il costo del noleggio può essere deducibile (integralmente se l’uso è esclusivo per la trasferta, altrimenti limitato ex Art. 164). Se il professionista rimborsa un proprio dipendente per l’uso dell’auto, si applicano le regole dell’Art. 95, c. 3 TUIR (limite 17/20 CV).   

Esiste una potenziale discrepanza tra non imponibilità per il dipendente e deducibilità per l’azienda. Il rimborso basato sull’auto effettiva del dipendente (esente per lui) potrebbe superare il limite di deducibilità aziendale (17/20 CV), rendendo una parte del costo indeducibile per l’impresa pur essendo esente per il lavoratore. Le aziende devono monitorare entrambi i limiti.   

Inoltre, il punto di partenza del viaggio influisce sull’imponibilità. Se il dipendente parte da casa e la distanza casa-destinazione è maggiore della distanza sede-destinazione, il rimborso chilometrico relativo alla differenza di percorrenza è considerato reddito imponibile per il dipendente. Questo evita che il rimborso copra costi relativi al tragitto casa-lavoro.   

4.3. Altre Spese Documentate e Non Documentate (Limiti Imponibilità Dipendente)

Nell’ambito del rimborso analitico, oltre a vitto, alloggio e viaggio/trasporto, possono essere rimborsate altre spese sostenute dal dipendente. Queste “altre spese” (es. parcheggi documentati, pedaggi, mance, lavanderia, telefonate, piccole spese non documentabili) sono esenti da tassazione in capo al dipendente fino a un limite giornaliero di €15,49 per le trasferte in Italia e €25,82 per quelle all’estero (Art. 51, c. 5 TUIR). Questo limite si applica anche alle spese minori non documentabili, purché analiticamente attestate dal dipendente nella nota spese.   

Dal punto di vista aziendale, le “altre spese” documentate (es. pedaggi, parcheggi con ricevuta) sono generalmente deducibili integralmente come costi di trasferta. Anche l’importo forfettario rimborsato per le spese non documentabili (€15,49/€25,82) è di norma deducibile per l’azienda. Si noti che secondo una risposta dell’Agenzia delle Entrate (n. 5/2019), il parcheggio non rientra nelle spese di viaggio e trasporto, ma in queste “altre spese”.   

5. Documentazione Obbligatoria per le Deducibilità

5.1. La Nota Spese e i Documenti Giustificativi

La corretta documentazione è essenziale per la deducibilità delle spese di trasferta e per la non imponibilità dei rimborsi in capo al dipendente.

• Nota Spese: È il documento centrale, compilato e firmato dal dipendente, che riepiloga le spese sostenute durante la trasferta. Deve contenere i dati identificativi del dipendente, il periodo e la destinazione della trasferta, e il dettaglio analitico delle spese per le quali si chiede il rimborso (nei metodi analitico e misto).   
• Documenti Giustificativi: La nota spese deve essere corredata dai documenti originali (o copie conformi in caso di conservazione digitale) che provano l’effettivo sostenimento delle spese: 
  • Fatture (Fatture): Necessarie per la detraibilità dell’IVA su vitto e alloggio, devono essere intestate all’azienda.   
  • Documenti Commerciali/Ricevute Fiscali/Scontrini: Accettabili per vitto e alloggio ai fini della deducibilità del costo (IRES/IRPEF), anche se non intestati, purché riportino data e luogo compatibili con la trasferta.   
  • Biglietti di Trasporto: Biglietti aerei, ferroviari, di mezzi pubblici.   
  • Ricevute Taxi/NCC: Necessarie per giustificare il rimborso.   
• Spese Non Documentabili: Per le piccole spese rimborsate entro il limite di €15,49/€25,82 nel metodo analitico, è sufficiente l’attestazione analitica nella nota spese.   
• Novità 2025 (Tracciabilità): A partire dal 2025, per le spese di vitto, alloggio, taxi e NCC, oltre al documento giustificativo (fattura/ricevuta), diventa implicitamente necessaria anche la prova del pagamento tracciabile (es. estratto conto carta di credito, dettaglio sulla ricevuta) per garantire deducibilità e non imponibilità.   

5.2. Giustificazione del Rimborso Chilometrico (Foglio di Viaggio)

Per i rimborsi chilometrici è necessaria una documentazione che attesti i chilometri percorsi per motivi di lavoro. Tipicamente si utilizza un “Foglio di Viaggio” o un riepilogo mensile che indichi: date, percorsi effettuati (partenza/destinazione), motivo del viaggio, chilometri totali, tipo di veicolo e riferimento alle tariffe ACI applicate. Sebbene la Cassazione abbia indicato che non è sempre necessario un dettaglio giornaliero minuzioso , una documentazione interna robusta che provi la necessità dello spostamento e i chilometri dichiarati è fondamentale per superare eventuali controlli.   

5.3. Gestione Digitale dei Documenti (Conservazione Sostitutiva)

È possibile gestire l’intero processo di rimborso spese, inclusa la conservazione dei documenti giustificativi (note spese, fatture, ricevute, biglietti), in modalità digitale, nel rispetto delle norme sulla conservazione sostitutiva a norma di legge (Codice dell’Amministrazione Digitale, DM 17 giugno 2014). L’Agenzia delle Entrate ha fornito chiarimenti su procedure specifiche che garantiscono la validità legale dei documenti digitalizzati e la possibilità di distruggere gli originali cartacei (per documenti non unici come fatture UE). L’adozione di sistemi digitali facilita la gestione, l’archiviazione e la reperibilità dei documenti, aspetti ancora più rilevanti con l’introduzione dell’obbligo di tracciabilità dei pagamenti.   

6. Metodi di Rimborso: Analisi dell’Impatto Fiscale

Le aziende possono scegliere tra tre principali metodi per rimborsare le spese di trasferta ai dipendenti (o figure assimilate come gli amministratori), ciascuno con specifiche implicazioni fiscali per l’azienda (deducibilità IRES) e per il dipendente (imponibilità IRPEF). La scelta del metodo più opportuno dipende da vari fattori, tra cui la frequenza e la durata delle trasferte, la tipologia di spese prevalenti e la complessità amministrativa desiderata.   

6.1. Rimborso Forfettario

• Descrizione: Consiste nell’erogazione di un’indennità giornaliera fissa (“diaria” o “indennità forfettaria”), il cui importo è predeterminato e indipendente dalle spese effettivamente sostenute dal dipendente. Questa indennità copre convenzionalmente le spese di vitto, alloggio e altre piccole spese non documentate. Le spese di viaggio e trasporto (documentate) vengono generalmente rimborsate a parte, in aggiunta alla diaria.   
• Imponibilità Dipendente (Art. 51 c.5): L’indennità forfettaria è esente da IRPEF e contributi fino a €46,48 al giorno per le trasferte in Italia e €77,47 al giorno per le trasferte all’estero. Questi limiti si intendono al netto delle spese di viaggio e trasporto rimborsate separatamente. L’eventuale eccedenza rispetto a tali soglie costituisce reddito imponibile per il dipendente.   
• Deducibilità Azienda (IRES): L’intero importo dell’indennità forfettaria corrisposta al dipendente è integralmente deducibile dal reddito d’impresa, senza alcun limite giornaliero. Anche le spese di viaggio e trasporto documentate, rimborsate in aggiunta, sono interamente deducibili (salvo i limiti per il rimborso chilometrico).   
• Documentazione: Meno onerosa rispetto al metodo analitico. È necessario provare l’effettuazione della trasferta (date, luogo, durata), ma non è richiesta la raccolta delle pezze giustificative per vitto, alloggio e piccole spese coperte dalla diaria. Rimane l’obbligo di documentare le spese di viaggio/trasporto rimborsate a parte.   
• Impatto Tracciabilità 2025: L’indennità forfettaria in sé non è soggetta all’obbligo di pagamento tracciabile. Tuttavia, se vengono rimborsate separatamente spese di trasporto non di linea (taxi/NCC), queste ultime dovranno essere pagate con metodi tracciabili per essere esenti per il dipendente e deducibili per l’azienda.   
• Vantaggi/Svantaggi: Semplifica l’amministrazione e la rendicontazione. Offre prevedibilità dei costi per l’azienda e un potenziale vantaggio economico per i dipendenti che riescono a spendere meno della diaria. Può risultare costoso per l’azienda se le diarie sono elevate e l’eccedenza rispetto ai limiti di esenzione è tassata in capo al dipendente. Meno impattato dalle regole di tracciabilità 2025 rispetto agli altri metodi.   

6.2. Rimborso Analitico (o a Piè di Lista)

• Descrizione: Prevede il rimborso delle spese effettivamente sostenute e documentate dal dipendente durante la trasferta.   
• Imponibilità Dipendente (Art. 51 c.5): I rimborsi analitici di spese documentate relative a vitto, alloggio, viaggio e trasporto sono totalmente esenti da tassazione. I rimborsi per “altre spese” (documentate o non documentabili ma attestate) sono esenti fino ai limiti giornalieri di €15,49 (Italia) e €25,82 (estero).   
• Deducibilità Azienda (IRES): Le spese di vitto e alloggio sono deducibili entro i limiti giornalieri di €180,76 (Italia) e €258,23 (estero) (Art. 95 c.3). Le spese di viaggio e trasporto sono interamente deducibili (con i limiti ACI/potenza per il rimborso chilometrico). Le “altre spese” documentate e il rimborso forfettario per quelle non documentabili (€15,49/€25,82) sono generalmente deducibili.   
• Documentazione: Richiede la presentazione di una nota spese dettagliata corredata da tutti i documenti giustificativi originali (fatture, ricevute, scontrini, biglietti).   
• Impatto Tracciabilità 2025: Fortemente impattato. I pagamenti relativi a vitto, alloggio, taxi e NCC devono obbligatoriamente essere effettuati con strumenti tracciabili affinché il rimborso sia esente per il dipendente e il costo deducibile per l’azienda.   
• Vantaggi/Svantaggi: Permette il rimborso puntuale dei costi reali, potenzialmente più equo per i dipendenti con spese elevate. Comporta un notevole onere amministrativo per la raccolta, verifica e conservazione dei documenti. L’azienda è soggetta ai limiti di deducibilità giornalieri per vitto e alloggio. La necessità di pagamenti tracciabili dal 2025 aggiunge un ulteriore livello di complessità operativa.   

6.3. Rimborso Misto

• Descrizione: Combina l’erogazione di un’indennità forfettaria (diaria) ridotta con il rimborso analitico di alcune spese specifiche, tipicamente vitto e/o alloggio. Le spese di viaggio e trasporto sono sempre rimborsate analiticamente.   
• Imponibilità Dipendente (Art. 51 c.5): L’esenzione della diaria è ridotta: 
  • Se viene rimborsato analiticamente solo il vitto OPPURE solo l’alloggio (o forniti gratuitamente): la diaria è esente fino a €30,99 (Italia) / €51,65 (estero) (riduzione di 1/3 rispetto al forfettario puro). Il vitto o l’alloggio rimborsato analiticamente è esente.   
  • Se vengono rimborsati analiticamente sia il vitto CHE l’alloggio (o forniti gratuitamente): la diaria è esente fino a €15,49 (Italia) / €25,82 (estero) (riduzione di 2/3). Il vitto e l’alloggio rimborsati analiticamente sono esenti.   
  • Le spese di viaggio/trasporto documentate rimangono esenti.
• Deducibilità Azienda (IRES): La componente di indennità forfettaria è integralmente deducibile, come nel metodo forfettario. La componente di rimborso analitico per vitto e/o alloggio è soggetta ai limiti giornalieri di €180,76 / €258,23 previsti dall’Art. 95, c. 3 TUIR. Le spese di viaggio/trasporto seguono le regole standard di deducibilità. (Nota: Alcune fonti indicano erroneamente una deducibilità totale per l’intero importo misto; l’interpretazione corretta, supportata da , è che la parte analitica di V/A rimane soggetta ai limiti dell’Art. 95 c.3).   
• Documentazione: Richiede la nota spese e i documenti giustificativi per le componenti rimborsate analiticamente (vitto e/o alloggio, viaggio, trasporto).   
• Impatto Tracciabilità 2025: L’obbligo di pagamento tracciabile si applica alle componenti rimborsate analiticamente (vitto, alloggio, taxi/NCC). La componente forfettaria (diaria ridotta) ne è esclusa.   
• Vantaggi/Svantaggi: Offre una soluzione intermedia e flessibile. Può risultare complesso da gestire a causa della combinazione di regole diverse. L’azienda beneficia della piena deducibilità sulla parte forfettaria ma è soggetta ai limiti sulla parte analitica di V/A. È parzialmente impattato dalle regole di tracciabilità 2025.   

Tabella 1: Riepilogo Comparativo Metodi di Rimborso (Trasferte Fuori Comune)

Caratteristica	Forfettario	Analitico (Piè di Lista)	Misto
Descrizione	Diaria fissa giornaliera + rimborso viaggio/trasp. a parte	Rimborso spese effettive documentate	Diaria ridotta + rimborso analitico V e/o A + rimborso viaggio/trasp.
Imponibilità Dipendente: Diaria	Esente fino a €46,48 (IT) / €77,47 (ES)	Non applicabile	Esente fino a €30,99/€15,49 (IT) o €51,65/€25,82 (ES) a seconda dei casi
Imponibilità Dipendente: V/A	Coperto da diaria (non rimborsato a parte)	Esente se documentato	Componente analitica esente se documentata
Imponibilità Dipendente: Viaggio/Trasp.	Esente se documentato	Esente se documentato	Esente se documentato
Imponibilità Dipendente: Altre Spese (€15,49/€25,82)	Coperto da diaria	Esente fino al limite	Coperto da diaria ridotta
Deducibilità Azienda: Diaria	100% deducibile	Non applicabile	100% deducibile (la parte di diaria)
Deducibilità Azienda: V/A	Non applicabile (coperto da diaria deducibile)	Deducibile fino a €180,76 (IT) / €258,23 (ES)	Componente analitica deducibile fino a €180,76 (IT) / €258,23 (ES)
Deducibilità Azienda: Viaggio/Trasp.	100% deducibile (limite 17/20 CV per km)	100% deducibile (limite 17/20 CV per km)	100% deducibile (limite 17/20 CV per km)
Documentazione Richiesta	Prova trasferta + doc. viaggio/trasp.	Nota spese + tutti i doc. giustificativi	Nota spese + doc. giustificativi per parti analitiche
Impatto Tracciabilità 2025	Solo su Taxi/NCC rimborsati a parte	Obbligatoria per V/A, Taxi/NCC	Obbligatoria per V/A, Taxi/NCC rimborsati analiticamente
Vantaggio Chiave	Semplicità amministrativa	Rimborso costi effettivi	Flessibilità
Svantaggio Chiave	Costoso se diarie alte / Tassazione eccesso	Complessità amm., limiti deduc. V/A, impatto tracciabilità	Complessità regole combinate, limiti deduc. V/A analitico

7. Trattamento IVA delle Spese di Trasferta (Detraibilità IVA)

7.1. Regole Generali IVA e Inerenza

Il diritto alla detrazione dell’IVA assolta sugli acquisti (Art. 19 del D.P.R. 633/72) è subordinato al principio di inerenza: i beni e servizi acquistati devono essere afferenti all’esercizio dell’impresa, arte o professione. L’IVA che non viene volontariamente detratta (ad esempio per scelta o per mancanza dei requisiti formali come la fattura) non può essere considerata un costo deducibile ai fini delle imposte dirette.   

7.2. Detraibilità per Vitto, Alloggio e Trasporto

• Vitto e Alloggio: L’IVA relativa alle prestazioni alberghiere e di somministrazione di alimenti e bevande è diventata integralmente detraibile (100%) a partire dal 1° settembre 2008, a condizione che la spesa sia inerente all’attività. Questo vale anche per le spese sostenute dall’azienda per dipendenti o amministratori in trasferta. Per esercitare la detrazione è indispensabile la fattura intestata all’azienda. Se si dispone solo di ricevuta fiscale o scontrino, l’IVA non è detraibile. La detrazione è ammessa anche se la spesa è anticipata dal dipendente e poi rimborsata, purché la fattura sia intestata al datore di lavoro. Se le spese di vitto e alloggio sono qualificate come spese di rappresentanza, l’IVA è oggettivamente indetraibile ai sensi dell’Art. 19-bis1, c. 1, lett. h) del D.P.R. 633/72.   
• Trasporto di Persone: L’Art. 19-bis1, c. 1, lett. e) del D.P.R. 633/72 sancisce l’indetraibilità oggettiva dell’IVA relativa alle prestazioni di trasporto di persone. Di conseguenza, l’IVA su biglietti aerei, ferroviari, taxi (se imponibile), ecc., acquistati per le trasferte dei dipendenti, non è di norma detraibile per l’azienda. Esistono interpretazioni giurisprudenziali contrarie, ma la prassi amministrativa segue la norma. I servizi di taxi urbani (nel comune o tra comuni distanti non oltre 50 km) sono esenti da IVA ai sensi dell’Art. 10, c. 1, n. 14) del D.P.R. 633/72, quindi il problema della detrazione non si pone.   
• Rimborso Chilometrico: Non essendo un acquisto di beni o servizi soggetto a IVA, ma un rimborso forfettario di costi, non è rilevante ai fini della detrazione IVA.

Si evidenzia una netta differenza nel trattamento IVA: le spese di vitto e alloggio sono generalmente detraibili (con fattura), mentre quelle di trasporto persone sono generalmente indetraibili. Questa distinzione richiede attenzione nella gestione documentale e contabile.

Tabella 2: Riepilogo Detraibilità IVA per Spese di Trasferta

Tipo Spesa	Norma Riferimento (DPR 633/72)	Detraibilità Generale	Documento Richiesto	Note / Eccezioni
Vitto e Alloggio (Trasferta Dip.)	Art. 19	Sì (100%)	Fattura intestata azienda	Indetraibile se solo ricevuta/scontrino. Indetraibile se spesa di rappresentanza.
Vitto e Alloggio (Rappresentanza)	Art. 19-bis1, c.1, lett. h)	No	Fattura	IVA oggettivamente indetraibile.
Trasporto Persone (aereo, treno, etc.)	Art. 19-bis1, c.1, lett. e)	No	Biglietto / Fattura	IVA oggettivamente indetraibile (salvo attività propria trasporto).
Taxi (Urbano / <50km)	Art. 10, c.1, n. 14)	Non applicabile	Ricevuta	Prestazione esente IVA.
Taxi (Extra-Urbano / >50km)	Art. 19-bis1, c.1, lett. e)	No	Ricevuta / Fattura	IVA (se applicata) oggettivamente indetraibile.
Noleggio Auto (breve termine trasferta)	Art. 19-bis1, c.1, lett. c),d)	Sì (limitata al 40%)	Fattura intestata azienda	Detraibilità limitata (salvo agenti/rappresentanti o uso esclusivo strumentale).
Rimborso Chilometrico	Non applicabile	Non applicabile	Foglio Viaggi	Non è un acquisto soggetto a IVA.

8. Considerazioni sulla Deducibilità ai Fini IRAP

L’Imposta Regionale sulle Attività Produttive (IRAP) ha una base imponibile determinata secondo regole proprie (D.Lgs. 446/97), che possono differire da quelle IRES/IRPEF. La deducibilità delle spese di trasferta ai fini IRAP segue logiche specifiche.   

8.1. Principi Generali e Collegamento con IRES/IRPEF

Dopo le riforme del 2008, vige un principio generale secondo cui i costi che non costituiscono componenti positivi imponibili per il percettore tendono ad essere indeducibili per l’erogante ai fini IRAP, salvo specifiche disposizioni di deducibilità.   

8.2. Specifiche per Indennità Forfettarie e Rimborsi Chilometrici

• Indennità Forfettarie (Diaria): Sono generalmente considerate non deducibili ai fini IRAP. Rientrano tra le componenti della retribuzione lorda che, salvo eccezioni, non sono ammesse in deduzione dalla base imponibile IRAP.   
• Rimborsi Chilometrici: Storicamente indeducibili ai fini IRAP. Tuttavia, a seguito dell’introduzione della deducibilità integrale del costo del lavoro per i dipendenti a tempo indeterminato (Art. 11, c. 4-octies, D.Lgs. 446/97, efficace dal 2015), i rimborsi chilometrici corrisposti a questa specifica categoria di dipendenti sono ora considerati deducibili ai fini IRAP. Rimangono presumibilmente indeducibili i rimborsi chilometrici erogati a collaboratori coordinati e continuativi (inclusi gli amministratori) e a dipendenti a tempo determinato.   
• Rimborsi Analitici (Vitto, Alloggio, Viaggio): I rimborsi analitici di spese documentate sostenute dal dipendente/collaboratore per l’acquisto di beni/servizi da terzi (es. alberghi, ristoranti, biglietti treno/aereo) sono generalmente deducibili ai fini IRAP, in quanto rappresentano costi per servizi acquisiti dall’impresa.   
• Impatto Tracciabilità 2025: La Legge di Bilancio 2025 specifica che l’obbligo di tracciabilità per vitto, alloggio e trasporto non di linea condiziona la deducibilità ai fini IRES/IRPEF e IRAP. Pertanto, dal 2025, anche la deducibilità IRAP dei rimborsi analitici per queste spese (ove ammessa) è subordinata al pagamento tracciabile.   

La deducibilità IRAP dei costi di trasferta dipende in modo critico dalla natura del rimborso (forfettario vs. analitico) e, per i rimborsi chilometrici, dalla tipologia contrattuale del dipendente (tempo indeterminato vs. altri). Questa distinzione è fondamentale per una corretta determinazione della base imponibile IRAP.

Tabella 3: Riepilogo Deducibilità IRAP per Spese di Trasferta

Tipo Spesa/Rimborso	Destinatario	Deducibilità IRAP	Principio / Riferimento Normativo	Impatto Tracciabilità 2025
Indennità Forfettaria (Diaria)	Qualsiasi Dipendente/Collaboratore	No	Componente retributiva non deducibile (Regola Generale)	Non applicabile (diaria non soggetta)
Rimborso Chilometrico	Dipendente a Tempo Indeterminato	Sì	Deducibilità costo lavoro dip. T.I. (Art. 11 c.4-octies)	Non applicabile (rimb. km non soggetto)
Rimborso Chilometrico	Co.co.co / Amministratore / Dip. T. Det.	No	Orientamento storico / Mancanza deducibilità specifica	Non applicabile (rimb. km non soggetto)
Rimborso Analitico (Vitto/Alloggio)	Qualsiasi Dipendente/Collaboratore	Sì	Costo per servizi acquisiti da terzi	Sì (deducibile solo se pagamento tracciabile)
Rimborso Analitico (Viaggio-Treno/Aereo)	Qualsiasi Dipendente/Collaboratore	Sì	Costo per servizi acquisiti da terzi	No (trasporto di linea escluso)
Rimborso Analitico (Taxi/NCC)	Qualsiasi Dipendente/Collaboratore	Sì	Costo per servizi acquisiti da terzi	Sì (deducibile solo se pagamento tracciabile)

9. Aggiornamento Fondamentale: Obbligo di Tracciabilità dei Pagamenti dal 2025

La Legge di Bilancio 2025 (Legge n. 207/2024) ha introdotto una delle modifiche più significative degli ultimi anni in materia di spese di trasferta, imponendo l’obbligo di utilizzare strumenti di pagamento tracciabili per determinate categorie di spesa.

9.1. Quadro Normativo

• Fonte: Articolo 1, commi 81-83, Legge 30 dicembre 2024, n. 207.   
• Modifiche TUIR: Vengono modificati gli articoli 51, comma 5 (reddito dipendente), 54 (reddito autonomo, con aggiunta comma 6-ter), 95 (deduzioni impresa, con aggiunta comma 3-bis) e 108, comma 2 (spese di rappresentanza).   
• Decorrenza: La norma si applica ai periodi d’imposta successivi a quello in corso al 31 dicembre 2024 (quindi, dal 1° gennaio 2025 per i soggetti con esercizio coincidente con l’anno solare).   
• Metodi Tracciabili: La norma fa riferimento ai sistemi di pagamento previsti dall’Art. 23 del D.Lgs. 9 luglio 1997, n. 241.   

9.2. Ambito di Applicazione: Spese Coinvolte ed Esclusioni

L’obbligo di pagamento tracciabile ai fini della deducibilità (azienda) e della non imponibilità (dipendente/autonomo rimborsato) riguarda specificamente:

• Spese Coinvolte: 
  • Vitto (pasti).   
  • Alloggio (pernottamenti).   
  • Trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea (Taxi, Noleggio Con Conducente – NCC).   
  • Spese di Rappresentanza.   
• Spese Escluse: L’obbligo di tracciabilità non si applica a: 
  • Indennità di trasferta forfettarie (diarie).   
  • Rimborsi chilometrici calcolati sulla base delle tabelle ACI.   
  • Spese per trasporto mediante autoservizi pubblici di linea (es. treni, aerei, autobus di linea). Queste rimangono deducibili/non imponibili anche se pagate in contanti, purché documentate con biglietti/ricevute.   

9.3. Metodi di Pagamento Tracciabili Validi

Sono considerati validi i pagamenti che garantiscono la tracciabilità e l’identificazione dell’autore (Art. 23, D.Lgs. 241/97 e interpretazioni AdE):

• Versamenti bancari o postali (bonifici).   
• Carte di credito, di debito (Bancomat), prepagate.   
• Assegni bancari e circolari.   
• Altri sistemi di pagamento elettronici/digitali (es. app di pagamento, portafogli elettronici, pagamenti tramite smartphone) che consentano la tracciabilità.   

Il pagamento può essere effettuato direttamente dall’azienda o dal dipendente/collaboratore (anche con strumenti personali, come la propria carta di credito), che verrà poi rimborsato. È escluso il pagamento in contanti.   

9.4. Conseguenze della Mancata Tracciabilità

La conseguenza principale del mancato utilizzo di un metodo di pagamento tracciabile per le spese soggette all’obbligo è una doppia penalizzazione fiscale:

• Per il Dipendente/Collaboratore: Il rimborso ricevuto dall’azienda per la spesa pagata in contanti diventa reddito imponibile ai fini IRPEF e soggetto a contribuzione previdenziale.   
• Per l’Azienda/Committente: Il costo relativo alla spesa pagata in contanti diventa indeducibile ai fini IRES/IRPEF e IRAP.   

Questo meccanismo crea un forte disincentivo all’uso del contante per le categorie di spesa specificate.   

9.5. Esempio Pratico sull’Impatto della Tracciabilità

Si consideri un dipendente che nel 2025 sostiene una spesa di €50 per una corsa in taxi durante una trasferta fuori comune.

• Caso A (Conforme): Il dipendente paga i €50 con la carta di credito aziendale o con la propria carta di credito personale (pagamento tracciabile). Presenta la ricevuta del taxi e la nota spese. L’azienda rimborsa €50 (se pagato con carta personale). Risultato: Il rimborso è esente da tasse per il dipendente; il costo di €50 è deducibile per l’azienda (IRES e IRAP).
• Caso B (Non Conforme): Il dipendente paga i €50 in contanti. Presenta la ricevuta del taxi e la nota spese. L’azienda rimborsa €50. Risultato: Il rimborso di €50 costituisce reddito imponibile per il dipendente (soggetto a IRPEF e contributi); il costo di €50 è indeducibile per l’azienda (IRES e IRAP).

Tabella 4: Riepilogo Regole di Tracciabilità 2025

Categoria Spesa	Pagamento Tracciabile Richiesto dal 2025?	Conseguenza Mancata Tracciabilità (Dipendente)	Conseguenza Mancata Tracciabilità (Azienda – IRES/IRAP)	Art. TUIR Rilevanti (Modificati/Introdotti)
Vitto	Sì	Rimborso Imponibile	Costo Indeducibile	51(5), 54(6-ter), 95(3-bis)
Alloggio	Sì	Rimborso Imponibile	Costo Indeducibile	51(5), 54(6-ter), 95(3-bis)
Taxi / NCC (Trasporto non di linea)	Sì	Rimborso Imponibile	Costo Indeducibile	51(5), 54(6-ter), 95(3-bis)
Trasporto Pubblico di Linea	No	Nessuna (rimborso esente se documentato)	Nessuna (costo deducibile se documentato)	–
Rimborso Chilometrico (Base ACI)	No	Non applicabile	Non applicabile	–
Indennità Forfettaria (Diaria)	No	Non applicabile	Non applicabile	–
Spese di Rappresentanza	Sì	Non applicabile (costo diretto azienda)	Costo Indeducibile	108(2)

10. Confronto Trattamento: Amministratori vs. Dipendenti

10.1. Principio di Assimilazione e Definizione “Sede di Lavoro”

Generalmente, i compensi percepiti dagli amministratori di società sono qualificati come redditi assimilati a quelli di lavoro dipendente ai sensi dell’Art. 50, c. 1, lett. c-bis) del TUIR, a meno che l’incarico di amministratore non rientri nell’oggetto dell’attività professionale esercitata (nel qual caso si applica l’Art. 54 TUIR).   

Di conseguenza, per la tipologia più comune di amministratori (non professionisti il cui incarico rientra nell’attività), il trattamento fiscale dei rimborsi spese di trasferta segue le medesime regole previste per i lavoratori dipendenti dall’Art. 51, comma 5 del TUIR.   

La principale complessità per gli amministratori risiede nell’individuazione della loro “sede di lavoro”. A differenza dei dipendenti, per i quali è solitamente definita nel contratto, la sede di lavoro dell’amministratore è il luogo dove egli svolge abitualmente le proprie funzioni, che spesso coincide con la sede legale o amministrativa della società. Solo in caso di oggettiva impossibilità di determinare tale luogo, si può fare riferimento al domicilio fiscale dell’amministratore. È cruciale notare che gli spostamenti dalla residenza dell’amministratore alla sua “sede di lavoro” non costituiscono trasferta, e gli eventuali rimborsi per tale tragitto sono considerati fringe benefit imponibili.   

10.2. Applicazione dei Limiti di Deducibilità (Art. 95 TUIR)

I limiti di deducibilità previsti dall’Art. 95, c. 3 TUIR per le spese sostenute dall’azienda si applicano indistintamente sia ai rimborsi erogati ai dipendenti sia a quelli erogati agli amministratori (trattati come assimilati ai dipendenti):

• Limite giornaliero per vitto e alloggio nel rimborso analitico (€180,76 Italia / €258,23 estero).   
• Limite di potenza (17/20 CV) per la deducibilità del rimborso chilometrico.   

Per quanto riguarda i soci (non amministratori e non dipendenti), le spese di trasferta eventualmente sostenute dalla società per loro conto sono deducibili secondo il principio generale di inerenza del costo all’attività d’impresa.   

In sintesi, sebbene le regole fiscali (Art. 51 per l’imponibilità, Art. 95 per la deducibilità) siano le stesse per dipendenti e amministratori assimilati, l’applicazione pratica per questi ultimi richiede un’attenta valutazione preliminare della loro effettiva “sede di lavoro” per distinguere correttamente le trasferte dai normali spostamenti casa-sede.

11. Conclusioni e Raccomandazioni Operative

La gestione fiscale delle spese di trasferta in Italia presenta notevoli complessità, richiedendo una comprensione approfondita delle interazioni tra localizzazione della trasferta, metodo di rimborso, tipologia di spesa e documentazione giustificativa. Le regole di deducibilità per l’azienda (IRES/IRAP) non sempre coincidono con quelle di non imponibilità per il dipendente o l’amministratore (IRPEF), creando potenziali asimmetrie da gestire. Il trattamento IVA varia significativamente tra vitto/alloggio (generalmente detraibile con fattura) e trasporto persone (generalmente indetraibile).

L’introduzione dell’obbligo di pagamento tracciabile dal 1° gennaio 2025 per vitto, alloggio e trasporto non di linea rappresenta un cambiamento epocale, che impone una revisione radicale delle procedure aziendali per evitare la doppia penalizzazione di indeducibilità del costo e imponibilità del rimborso.

Alla luce di questo quadro normativo, si formulano le seguenti raccomandazioni operative:

• Revisione Policy Aziendali: È imperativo aggiornare le policy interne relative alle trasferte e ai rimborsi spese per incorporare l’obbligo di tracciabilità 2025. Definire chiaramente quali spese richiedono pagamento tracciabile e quali metodi sono accettati.
• Adozione Metodi di Pagamento Tracciabili: Incentivare o rendere obbligatorio l’uso di carte di credito aziendali per le spese soggette a tracciabilità. Stabilire procedure chiare per la gestione dei rimborsi quando i dipendenti utilizzano strumenti tracciabili personali.
• Rigorosa Gestione Documentale: Mantenere un elevato standard nella raccolta e verifica delle note spese e di tutta la documentazione a supporto (fatture, ricevute, biglietti, fogli di viaggio). Valutare l’adozione di software specifici per la gestione digitale delle note spese e la conservazione sostitutiva a norma di legge.   
• Formazione del Personale: Organizzare sessioni formative per dipendenti, amministratori e personale amministrativo/finanziario sulle nuove regole, con particolare enfasi sulla tracciabilità, sulla corretta compilazione della nota spese e sulle conseguenze della non conformità.
• Adeguamento Sistemi Contabili/Payroll: Verificare che i sistemi informativi aziendali siano in grado di gestire correttamente i diversi metodi di rimborso, applicare i limiti di deducibilità/imponibilità specifici per IRES, IRAP, IRPEF e IVA, tracciare i pagamenti e distinguere le componenti imponibili da quelle esenti in busta paga.