Pubblicato il 14/10/2025

Rimborso Chilometrico 2025: deducibilità e regole

Rimborso chilometrico 2025: regole, deducibilità e novità per dipendenti e collaboratori, con esempi pratici e consigli operativi (Aggiornato alle Novità 2025)

1. Introduzione

Il rimborso dei costi chilometrici rappresenta una prassi aziendale diffusa in Italia, adottata dalle imprese per compensare i dipendenti e i collaboratori che utilizzano il proprio veicolo personale per effettuare spostamenti legati all’attività lavorativa. Sebbene comune, la gestione fiscale di tali rimborsi presenta notevoli complessità, disciplinate principalmente dal Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR, D.P.R. 917/1986). La corretta applicazione delle norme è fondamentale per garantire la deducibilità del costo per l’impresa e definire il trattamento fiscale per il soggetto percipiente.

La materia deve essere analizzata da una duplice prospettiva: da un lato, l’interesse dell’impresa a dedurre tali costi dal proprio reddito imponibile ai fini IRES (Imposta sul Reddito delle Società) o IRPEF (Imposta sul Reddito delle Persone Fisiche), riducendo così il carico fiscale; dall’altro, il trattamento fiscale in capo al dipendente o collaboratore che riceve il rimborso, il quale può configurarsi come reddito imponibile o come somma esclusa da tassazione. Un elemento cruciale di distinzione nella normativa riguarda la natura dello spostamento: le regole applicabili alle trasferte effettuate fuori dal comune in cui è situata la sede di lavoro differiscono significativamente da quelle previste per gli spostamenti all’interno del territorio comunale.

Il quadro normativo è stato oggetto di recenti e significative modifiche introdotte dalla Legge di Bilancio 2025 (Legge n. 207/2024) e da decreti correlati, come il D.Lgs. n. 192/2024 di riforma IRPEF-IRES. In particolare, a decorrere dal 1° gennaio 2025, è stato introdotto un requisito stringente di tracciabilità dei pagamenti per determinate categorie di spese di trasferta, condizionando sia la deducibilità per l’impresa sia la non imponibilità per il percipiente. Queste novità impongono alle aziende una revisione attenta delle proprie policy e procedure interne.

Il presente report si propone di fornire un’analisi completa e aggiornata della disciplina fiscale relativa alla deducibilità dei costi chilometrici per dipendenti e diverse tipologie di collaboratori (lavoratori autonomi con partita IVA, collaboratori coordinati e continuativi, etc.), integrando le ultime novità normative. Verranno esaminati i principi generali, le regole specifiche per ciascuna categoria di lavoratore, i limiti di deducibilità, gli adempimenti documentali, le differenze di trattamento ai fini IRES/IRPEF e IRAP, nonché i chiarimenti forniti dall’Agenzia delle Entrate. L’obiettivo è offrire uno strumento chiaro e operativo per la corretta gestione fiscale dei rimborsi chilometrici nel contesto italiano.

2. Principi Generali di Deducibilità dei Costi Aziendali

La deducibilità dei costi dal reddito d’impresa è subordinata al rispetto di principi fondamentali stabiliti dal TUIR, che trovano applicazione anche per le spese di trasferta e i rimborsi chilometrici.

Il cardine della deducibilità è il principio di inerenza, sancito dall’articolo 109, comma 5, del TUIR. Secondo tale principio, sono deducibili esclusivamente le spese e gli altri componenti negativi di reddito che si riferiscono ad attività o beni da cui derivano ricavi o altri proventi che concorrono a formare il reddito d’impresa. In sostanza, un costo è deducibile solo se è correlato all’attività aziendale e sostenuto nell’interesse dell’impresa al fine di generare reddito. Questo principio rappresenta il primo vaglio per la deducibilità di qualsiasi costo, inclusi i rimborsi chilometrici. Anche qualora un rimborso rispetti i limiti specifici previsti dalla normativa (ad esempio, quelli legati alle tabelle ACI), la sua deducibilità può essere contestata se l’Agenzia delle Entrate dovesse ritenere la trasferta sottostante non inerente all’attività d’impresa. Ne consegue che la documentazione a supporto non deve solo giustificare l’importo del rimborso, ma anche e soprattutto dimostrare la finalità aziendale dello spostamento. La valutazione dell’inerenza richiede quindi un doppio livello di verifica: in primo luogo, la trasferta stessa deve essere funzionale all’attività d’impresa; in secondo luogo, il rimborso erogato deve rispettare le specifiche condizioni e limiti normativi.

Un altro principio generale è la necessità di una corretta documentazione a supporto del costo sostenuto. Sebbene i requisiti specifici varino a seconda della tipologia di spesa, la regola generale impone la conservazione di idonea documentazione probatoria. Questo aspetto è stato ulteriormente rafforzato dalle novità introdotte per il 2025, che legano strettamente la deducibilità di alcune spese (e la non imponibilità per il percipiente) all’utilizzo di mezzi di pagamento tracciabili e alla conservazione della relativa prova.

Infine, è importante tenere presente che le regole di deducibilità possono differire ai fini delle imposte sui redditi (IRES/IRPEF) e dell’Imposta Regionale sulle Attività Produttive (IRAP). Come verrà dettagliato nei paragrafi successivi, alcune spese deducibili ai fini IRES/IRPEF potrebbero non esserlo ai fini IRAP, o esserlo in misura differente.

3. Rimborso Chilometrico per i Dipendenti

La disciplina del rimborso chilometrico per i lavoratori dipendenti presenta specifiche regole sia per la determinazione dell’importo non imponibile in capo al lavoratore (Art. 51 TUIR) sia per i limiti di deducibilità in capo all’azienda (Art. 95 TUIR).

3.1 Condizioni Generali

Il trattamento fiscale di favore per i rimborsi chilometrici si applica, in linea generale, alle trasferte effettuate fuori dal territorio comunale in cui è ubicata la sede abituale di lavoro del dipendente. I rimborsi corrisposti per spostamenti all’interno del comune della sede di lavoro (trasferte comunali) concorrono, di norma, integralmente a formare il reddito imponibile del dipendente. L’azienda, tuttavia, può generalmente dedurre tali costi. Un’eccezione rilevante riguarda i rimborsi delle spese di trasporto pubblico sostenute nel comune, comprovate da idoneo titolo di viaggio (biglietto, ricevuta del vettore), che non concorrono a formare il reddito del dipendente.

Il rimborso chilometrico è previsto quando il dipendente viene autorizzato ad utilizzare un veicolo di sua proprietà o da lui preso a noleggio per effettuare una specifica trasferta di lavoro. L’autorizzazione non richiede necessariamente un atto formale preventivo, ma deve essere desumibile dalla documentazione interna dell’azienda (es. ordini di servizio, note spese approvate) che attesti la necessità dello spostamento e l’utilizzo del mezzo proprio.

3.2 Calcolo del Rimborso e Non Imponibilità per il Dipendente (Art. 51 TUIR)

L’articolo 51, comma 5, del TUIR stabilisce le condizioni per l’esclusione dal reddito imponibile del dipendente delle indennità chilometriche percepite per trasferte fuori dal comune.

Il riferimento principale per il calcolo dell’importo non tassabile è costituito dalle tabelle elaborate dall’Automobile Club d’Italia (ACI). Queste tabelle, pubblicate annualmente (solitamente verso la fine di dicembre per l’anno successivo) sulla Gazzetta Ufficiale, forniscono il costo chilometrico di esercizio per diverse tipologie di autovetture e motoveicoli.

Per determinare il costo chilometrico (€/km) da utilizzare, è necessario identificare nelle tabelle ACI il modello specifico di veicolo utilizzato dal dipendente, considerando marca, modello, serie e tipo di alimentazione (benzina, gasolio, GPL, metano, ibrido, elettrico). Le tabelle ACI calcolano tale costo includendo diverse componenti, sia proporzionali all’utilizzo (carburante, pneumatici, manutenzione) sia non proporzionali (assicurazione RCA, tassa automobilistica, quota interessi e ammortamento capitale). Spesso il costo unitario fa riferimento a una percorrenza annua convenzionale (es. 15.000 km) , ma le tabelle possono prevedere costi differenziati per diverse fasce di percorrenza annua. Qualora il veicolo esatto non sia presente nelle tabelle, la Circolare Ministeriale n. 326/E del 1997 indica di fare riferimento al costo chilometrico di un modello con caratteristiche simili.

Il limite di non imponibilità per il dipendente è dato dall’importo risultante dalla moltiplicazione dei chilometri effettivamente percorsi per la trasferta lavorativa per il costo chilometrico unitario desunto dalle tabelle ACI per lo specifico veicolo utilizzato. Le somme rimborsate al dipendente entro questo limite non concorrono a formare il suo reddito imponibile. Qualsiasi importo erogato in eccedenza rispetto a tale calcolo è invece considerato reddito di lavoro dipendente e, come tale, assoggettato a tassazione e contribuzione. È importante notare che questo limite di non imponibilità per il dipendente è legato al costo ACI dell’auto effettivamente utilizzata, il che potrebbe consentire rimborsi non tassati più elevati se viene impiegata un’auto con un costo ACI maggiore, sempre che l’azienda acconsenta a rimborsare tale importo. Questa caratteristica differenzia il limite di non imponibilità per il dipendente dal limite di deducibilità per l’azienda, come si vedrà in seguito.

Esiste una regola specifica riguardante il punto di partenza della trasferta. Se il dipendente inizia il viaggio dalla propria abitazione anziché dalla sede di lavoro, e la distanza tra abitazione e destinazione è superiore a quella tra sede di lavoro e destinazione, il rimborso chilometrico non imponibile è calcolato sulla base della distanza più breve (sede-destinazione). L’eventuale eccedenza rimborsata sulla base della distanza maggiore concorre a formare il reddito del dipendente. Inoltre, il tragitto casa-lavoro abituale non è considerato trasferta ai fini del rimborso chilometrico esente; eventuali indennità corrisposte per tale tragitto sono generalmente imponibili , fatta eccezione per i lavoratori privi di una sede fissa di lavoro (es. trasfertisti).

3.3 Limiti di Deducibilità per l’Impresa (Art. 95 TUIR)

L’articolo 95, comma 3, del TUIR stabilisce i limiti entro cui l’impresa può dedurre, ai fini IRES/IRPEF, i rimborsi chilometrici corrisposti ai dipendenti per trasferte fuori dal comune con utilizzo di veicolo proprio o noleggiato.

Il limite fondamentale per la deducibilità aziendale è legato alla potenza fiscale del veicolo, espressa in cavalli fiscali (CVF). Il costo rimborsato è deducibile solo fino al costo di percorrenza, desunto dalle tabelle ACI, relativo ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali se alimentati a benzina, o non superiore a 20 cavalli fiscali se alimentati a gasolio. Per applicare questo limite, l’azienda deve consultare le specifiche tabelle ACI che riportano i costi chilometrici per veicoli con esattamente 17 CVF (benzina) e 20 CVF (diesel).

La parte del rimborso chilometrico che eccede il costo calcolato sulla base del limite dei 17/20 CVF è indeducibile ai fini IRES/IRPEF per l’impresa. Questo avviene anche se l’intero importo rimborsato era non imponibile per il dipendente (perché calcolato sulla base del costo ACI di un’auto più potente ma entro i limiti di CVF). Tale eccedenza indeducibile deve essere oggetto di una variazione in aumento nella dichiarazione dei redditi dell’impresa. Questo limite dei 17/20 CVF funge da meccanismo anti-abuso, volto a prevenire la deduzione di costi eccessivi derivanti dall’utilizzo di veicoli di lusso o di alta potenza per trasferte aziendali, standardizzando il costo deducibile a quello di veicoli considerati “normali” dal legislatore.

Si noti che alcune fonti indicano l’assenza di limiti specifici di CVF per i veicoli elettrici, il che potrebbe implicare una deducibilità basata sul loro costo ACI effettivo. Tuttavia, data la continua evoluzione normativa, è consigliabile verificare eventuali aggiornamenti o chiarimenti ufficiali su questo punto.

Può verificarsi una situazione di “doppia penalizzazione” fiscale se l’importo rimborsato supera sia il limite di non imponibilità per il dipendente (costo ACI dell’auto effettiva) sia il limite di deducibilità per l’azienda (costo ACI 17/20 CVF). In tal caso, l’eccedenza rispetto al costo ACI dell’auto effettiva è tassata in capo al dipendente, mentre l’eccedenza rispetto al costo ACI 17/20 CVF è indeducibile per l’azienda. Una corretta policy di rimborso dovrebbe mirare ad allinearsi ad entrambi i limiti per ottimizzare l’efficienza fiscale.

3.4 Trattamento ai fini IRAP

Una differenza significativa rispetto al trattamento IRES/IRPEF riguarda l’Imposta Regionale sulle Attività Produttive (IRAP). I rimborsi chilometrici determinati sulla base delle tariffe ACI sono, di norma, indeducibili ai fini IRAP. Le imprese devono quindi considerare questo aspetto nella determinazione della base imponibile IRAP.

3.5 Documentazione Necessaria

Per garantire la non imponibilità per il dipendente e la deducibilità (nei limiti visti) per l’azienda, è indispensabile predisporre e conservare un’adeguata documentazione.

Elemento centrale è la nota spese compilata dal dipendente. Questo documento deve riportare dettagliatamente le informazioni relative alla trasferta: dati del dipendente, data e motivo dello spostamento, luoghi di partenza e arrivo, chilometri totali percorsi, tipo e targa del veicolo utilizzato, calcolo del rimborso spettante sulla base della tariffa ACI applicabile.

È fondamentale che l’azienda possa dimostrare la veridicità dei chilometri percorsi e la loro stretta correlazione con l’attività lavorativa (inerenza). Sebbene non sia richiesta un’autorizzazione formale preventiva , l’azienda deve conservare tutta la documentazione utile a supportare il calcolo e la giustificazione della trasferta. Ciò può includere ordini di servizio interni, lettere di incarico, conferme di appuntamenti con clienti/fornitori, documenti di trasporto merci, relazioni di intervento, etc., che colleghino inequivocabilmente lo spostamento all’attività aziendale. Una lettera di incarico o una chiara policy aziendale che autorizzi l’uso del mezzo proprio, pur non essendo obbligatoria ex lege, costituisce una best practice che rafforza il supporto documentale in caso di controlli.

Infine, i rimborsi spese, anche se esenti da tassazione per il dipendente, devono essere registrati nel Libro Unico del Lavoro (LUL).

La predisposizione di una documentazione completa e rigorosa è essenziale non solo per la compliance formale, ma soprattutto per sostenere la deducibilità del costo e la non imponibilità del rimborso in caso di verifica da parte dell’Agenzia delle Entrate. L’onere della prova ricade sull’azienda, che deve essere in grado di dimostrare sia l’inerenza della trasferta sia la correttezza del calcolo del rimborso.

3.6 Impatto della Tracciabilità (Novità 2025)

Le nuove regole sulla tracciabilità dei pagamenti, in vigore dal 1° gennaio 2025, impongono l’utilizzo di mezzi di pagamento tracciabili (carte di credito/debito, bonifici, assegni, etc.) come condizione per la deducibilità (per l’azienda) e la non imponibilità (per il dipendente) di determinate spese di trasferta rimborsate analiticamente. Queste regole riguardano esplicitamente le spese di vitto, alloggio e trasporto tramite autoservizi pubblici non di linea (es. taxi, NCC).

Tuttavia, diverse interpretazioni suggeriscono che i rimborsi chilometrici basati sulle tariffe ACIpotrebbero essere esclusi da questo specifico obbligo di tracciabilità. La logica sottostante è che tali rimborsi non rappresentano un ristoro analitico di singole spese sostenute e documentate dal dipendente (come un pasto o una corsa in taxi), ma un’indennità forfettaria calcolata su base chilometrica secondo tariffe standard che coprono una pluralità di costi (usura, carburante, assicurazione, etc.). Se questa interpretazione fosse confermata ufficialmente, il rimborso chilometrico ACI rimarrebbe non imponibile per il dipendente (nei limiti dell’auto effettiva) e deducibile per l’azienda (nei limiti dei 17/20 CVF) anche senza la necessità di dimostrare che i costi sottostanti (es. carburante acquistato dal dipendente) siano stati pagati con mezzi tracciabili. Il pagamento del rimborso stesso dall’azienda al dipendente (es. tramite bonifico in busta paga) dovrebbe comunque avvenire con modalità tracciate.

Questa potenziale esclusione semplificherebbe notevolmente la gestione dei rimborsi chilometrici rispetto ad altre spese di trasferta. Tuttavia, in assenza di chiarimenti ufficiali da parte dell’Agenzia delle Entrate, è necessaria la massima prudenza. Le aziende dovrebbero monitorare attentamente eventuali future circolari o risoluzioni che affrontino specificamente questo punto, poiché un’interpretazione errata potrebbe comportare rischi fiscali significativi.

4. Rimborso Chilometrico per i Collaboratori

La gestione dei rimborsi chilometrici per i collaboratori esterni all’azienda presenta un quadro normativo più eterogeneo rispetto ai dipendenti, con differenze sostanziali a seconda della tipologia di rapporto di collaborazione e del regime fiscale del collaboratore stesso. Le recenti riforme fiscali del 2025 hanno ulteriormente modificato questo scenario, in particolare per i lavoratori autonomi.

4.1 Tipologie di Collaboratori

È fondamentale distinguere tra le principali categorie di collaboratori non dipendenti:

• Lavoratori Autonomi / Liberi Professionisti con Partita IVA: Questa categoria include professionisti iscritti ad albi (avvocati, commercialisti, ingegneri, etc.) e altri lavoratori autonomi che operano con Partita IVA, sia in regime fiscale ordinario sia in regime forfettario.

• Collaboratori Coordinati e Continuativi (Co.co.co.): I redditi derivanti da questi rapporti sono fiscalmente assimilati a quelli di lavoro dipendente (Art. 50, comma 1, lett. c-bis TUIR). Per alcuni aspetti, come i limiti di deducibilità delle spese di trasferta per l’azienda committente (Art. 95 TUIR), sono trattati in modo simile ai dipendenti.

• Collaboratori Occasionali: Si tratta di soggetti che svolgono prestazioni di lavoro autonomo in modo non abituale (Art. 67, comma 1, lett. l TUIR), senza Partita IVA.

4.2 Trattamento Fiscale per l’Impresa Committente

In generale, i costi sostenuti dall’impresa committente per avvalersi dell’opera di collaboratori esterni sono deducibili dal reddito d’impresa se rispettano il principio di inerenza. Tuttavia, il trattamento specifico del rimborso delle spese chilometriche dipende dalla natura del rimborso e dalla tipologia di collaboratore.

Una distinzione cruciale va fatta tra rimborso spese analitico e compenso omnicomprensivo.

• Se le spese, inclusi i chilometri percorsi, vengono documentate analiticamente dal collaboratore e riaddebitate specificamente all’azienda (ad esempio, tramite fattura separata o voce distinta), il trattamento fiscale può variare.

• Se, invece, i costi chilometrici sono inclusi in un compenso forfettario pattuito per la prestazione, o se il rimborso non è dettagliatamente giustificato, l’intero importo percepito dal collaboratore è generalmente considerato compenso per la prestazione resa. In questo caso, l’azienda committente deduce l’intera somma come costo per servizi acquisiti, secondo le regole generali di deducibilità dei costi.

Per i Co.co.co., essendo i loro redditi assimilati a quelli di lavoro dipendente, si applicano per l’azienda committente i limiti di deducibilità previsti dall’Art. 95, comma 3, del TUIR per le spese di vitto e alloggio sostenute in trasferta fuori comune (Euro 180,76 al giorno in Italia, Euro 258,23 all’estero). Anche per i rimborsi chilometrici corrisposti ai Co.co.co., l’azienda dovrebbe applicare il limite di deducibilità basato sui 17/20 CVF, analogamente a quanto avviene per i dipendenti.

Per i lavoratori autonomi con Partita IVA, se le spese rimborsate analiticamente sono considerate parte del loro compenso imponibile (come avveniva generalmente prima del 2025), l’azienda committente deduce il costo come servizio. Tuttavia, se tali spese sono soggette a limiti di deducibilità per il professionista (es. 75% per vitto e alloggio, con ulteriore cap al 2% dei compensi annui ), ciò non influisce direttamente sulla deducibilità per l’azienda committente, che deduce l’intero importo fatturato come costo del servizio.

Le novità introdotte dal 2025 (D.Lgs. 192/2024) hanno modificato l’Art. 54 del TUIR per i lavoratori autonomi in regime ordinario. Se un professionista riaddebita analiticamente al committente spese di viaggio, vitto o alloggio sostenute (in nome proprio ma per conto del committente) e pagate con mezzi tracciabili, tali somme non costituiscono più reddito per il professionista e non sono da lui deducibili. Per l’azienda committente, la somma pagata al professionista a titolo di rimborso di queste spese analitiche rappresenta comunque un costo. La sua deducibilità dovrebbe seguire la natura della spesa originaria (es. costo per trasferta). Inoltre, l’Art. 95, comma 3-bis del TUIR, introdotto dalla Legge di Bilancio 2025, specifica che i rimborsi analitici corrisposti ai lavoratori autonomi per spese di vitto, alloggio e trasporto non di linea sono deducibili per l’impresa committente solo se i relativi pagamenti (presumibilmente, quelli effettuati dal collaboratore) sono avvenuti con mezzi tracciabili. L’applicabilità di questa regola ai rimborsi chilometrici ACI richiede chiarimenti.

4.3 Trattamento Fiscale per il Collaboratore

Il trattamento fiscale del rimborso chilometrico varia significativamente in capo al collaboratore.

• Co.co.co.: Essendo assimilati ai dipendenti ai fini reddituali, i rimborsi chilometrici per trasferte fuori comune, calcolati secondo le tabelle ACI, dovrebbero essere esclusi dalla formazione del loro reddito imponibile, applicando le stesse regole e limiti previsti dall’Art. 51 TUIR per i dipendenti.

• Lavoratori Autonomi / Professionisti P.IVA (Regime Ordinario):

o Fino al 31 dicembre 2024: I rimborsi spese analitici riaddebitati al committente erano generalmente considerati compenso imponibile ai fini IRPEF, IVA (salvo Art. 15 DPR 633/72), ritenuta d’acconto e contributi previdenziali. Il professionista poteva dedurre dal proprio reddito le spese effettivamente sostenute secondo le regole specifiche (es. 100% biglietti viaggio, 75% vitto/alloggio entro il 2% dei compensi, 20% carburante). Per l’uso dell’auto propria, la deducibilità dei costi (inclusa la quota parte per i km percorsi per lavoro) seguiva le regole dell’Art. 164 TUIR (deducibilità limitata al 20% entro certi massimali, o 80% per agenti/rappresentanti) o poteva basarsi sulle tariffe ACI se il rimborso era strutturato in tal senso.

o Dal 1° gennaio 2025 (Riforma Art. 54 TUIR): La novità principale è che le spese di viaggio, vitto e alloggio sostenute dal professionista nell’esecuzione dell’incarico, pagate con mezzi tracciabili e riaddebitate analiticamente al committente, non concorrono più alla formazione del reddito di lavoro autonomo e, specularmente, non sono più deducibili dal professionista stesso. Resta cruciale capire se i rimborsi chilometrici basati sulle tabelle ACI rientrino in questa casistica di “spese analiticamente riaddebitate“. Se sì, diventerebbero fiscalmente neutri per il professionista (non tassati ma nemmeno associati a costi deducibili). Se invece fossero ancora considerati compenso (perché non rappresentano il riaddebito di una spesa specifica verso terzi, ma un’indennità calcolata), il professionista continuerebbe a tassarli come reddito e a dedurre i costi auto secondo le regole ordinarie (Art. 164 TUIR). Ai fini IVA, il riaddebito analitico di spese rimane generalmente imponibile, a meno che non si tratti di anticipazioni fatte “in nome e per conto” del cliente ai sensi dell’Art. 15, n. 3, DPR 633/72. Questa riforma mira a semplificare la gestione di queste spese per il professionista, rendendole di fatto delle partite di giro fiscalmente irrilevanti per lui, ma l’incertezza sull’inclusione dei rimborsi chilometrici ACI ne limita parzialmente la portata pratica.

• Lavoratori Autonomi / Professionisti P.IVA (Regime Forfettario):

o Questo regime prevede una determinazione forfettaria del reddito imponibile (applicando un coefficiente di redditività ai ricavi/compensi) e non consente la deduzione analitica dei costi (ad eccezione dei contributi previdenziali versati).

o Fino al 31 dicembre 2024: I rimborsi spese percepiti dai forfettari, inclusi quelli chilometrici, erano considerati a tutti gli effetti compenso, concorrendo sia alla determinazione del reddito imponibile sia al raggiungimento del limite di ricavi/compensi (attualmente 85.000 Euro) per la permanenza nel regime.

o Dal 1° gennaio 2025 (Incertezza): Esiste un forte dibattito interpretativosull’applicabilità della nuova disciplina dell’Art. 54 TUIR (che esclude i rimborsi analitici dal reddito) anche ai contribuenti in regime forfettario. Alcune interpretazioni sostengono che la norma si applichi anche ai forfettari, con il risultato che i rimborsi spese analitici (se pagati tracciabilmente) non sarebbero più tassati né concorrerebbero al limite degli 85.000 Euro. Altre interpretazioni , basandosi sull’assenza di un richiamo esplicito alla legge sul regime forfettario (L. 190/2014) e sulla potenziale disparità di trattamento con le imprese forfettarie, ritengono che nulla cambi e che i rimborsi rimangano interamente tassati come compenso. Questa incertezza normativa è di grande rilevanza pratica e richiede un chiarimento urgente da parte dell’Agenzia delle Entrate. Il trattamento dei rimborsi chilometrici seguirà l’interpretazione che prevarrà per le altre spese analitiche. La potenziale esclusione dal reddito rappresenterebbe un notevole vantaggio per i forfettari, riducendo il carico fiscale e facilitando il rispetto del limite di fatturato.

• Collaboratori Occasionali: I rimborsi spese percepiti sono generalmente considerati reddito diverso (Art. 67 TUIR) e assoggettati a ritenuta d’acconto del 20% (Art. 25 DPR 600/73). Un’eccezione, delineata dalla Risoluzione AE n. 49/E/2013, si applica se la prestazione è sostanzialmente gratuita e i rimborsi coprono esclusivamente le spese di viaggio, vitto e alloggio strettamente necessarie e analiticamente documentate; in tal caso, potrebbero non essere soggetti a ritenuta. I rimborsi chilometrici rientrerebbero verosimilmente nel trattamento generale (imponibile con ritenuta), salvo il caso eccezionale della gratuità sostanziale.

4.4 Documentazione e Fatturazione

La documentazione richiesta varia:

• Co.co.co.: Dovrebbero presentare una nota spese dettagliata, simile a quella dei dipendenti, con indicazione dei km percorsi e del calcolo del rimborso.

• Lavoratori Autonomi / Professionisti P.IVA: Devono emettere fattura all’azienda committente. La modalità di esposizione dei rimborsi in fattura è cambiata con le novità 2025 per il regime ordinario. Se si tratta di riaddebito analitico di spese non imponibili per il professionista, la fattura dovrebbe distinguere chiaramente il compenso professionale (soggetto a IVA, ritenuta, cassa previdenziale) dal rimborso spese (soggetto solo a IVA, se applicabile, ma non a ritenuta né a contributi previdenziali). È essenziale allegare o conservare la documentazione comprovante i chilometri percorsi e, se applicabile, il riferimento alla tariffa ACI utilizzata.

• Tracciabilità (Post-2025): Per i lavoratori autonomi in regime ordinario, affinché il rimborso analitico sia escluso dal loro reddito, la spesa originaria (es. vitto, alloggio, viaggio) deve essere stata pagata dal professionista con mezzi tracciabili. L’azienda committente dovrà poi pagare la fattura del professionista con mezzi tracciabili. Come già evidenziato, resta da chiarire se l’obbligo di tracciabilità della spesa originaria si applichi anche ai costi coperti dal rimborso chilometrico ACI.

5. Analisi Comparativa: Dipendenti vs. Collaboratori

Le differenze nel trattamento fiscale dei rimborsi chilometrici tra dipendenti e diverse categorie di collaboratori sono significative e richiedono un’attenta analisi per garantire la corretta applicazione delle norme. La tabella seguente sintetizza le principali distinzioni, tenendo conto delle novità in vigore dal 2025.

Tabella 5.1: Confronto Riepilogativo Trattamento Rimborsi Chilometrici (Post-2025)

Caratteristica	Dipendente	Co.co.co.	Autonomo (Regime Ordinario)	Autonomo (Regime Forfettario)	Collaboratore Occasionale
Base Normativa TUIR	Art. 51 (percettore), Art. 95 (azienda)	Art. 50/51 (percettore), Art. 95 (azienda)	Art. 54 (percettore), Art. 95/109 (azienda)	Art. 54 / L. 190/2014 (percettore), Art. 109 (azienda)	Art. 67 (percettore), Art. 109 (azienda)
Base Calcolo (Non Imponibilità Percettore – Fuori Comune)	Tabelle ACI (veicolo effettivo)	Tabelle ACI (veicolo effettivo)	Se rimborso analitico: incerto se ACI o costo effettivo. Se compenso: non applicabile.	Non applicabile (se considerato compenso) / Incertezza post-2025 se applicabile Art. 54.	Generalmente non applicabile (salvo eccezione Ris. 49/E/2013)
Imponibilità Percettore (Rimborso ACI – Fuori Comune)	No (fino a costo ACI veicolo effettivo)	No (fino a costo ACI veicolo effettivo)	Se rimborso analitico: incerto se esente post-2025. Se compenso: Sì.	Sì (se considerato compenso) / Incertezza post-2025 se applicabile Art. 54.	Sì (con ritenuta 20%), salvo eccezione Ris. 49/E/2013.
Deducibilità Azienda (IRES/IRPEF Limite)	Sì (fino a costo ACI 17/20 CVF)	Sì (fino a costo ACI 17/20 CVF)	Sì (come costo servizio/compenso)	Sì (come costo servizio/compenso)	Sì (come costo servizio/compenso)
Deducibilità Azienda (IRAP)	No	No	Sì (secondo regole IRAP costo servizi/personale)	Sì (secondo regole IRAP costo servizi/personale)	Sì (secondo regole IRAP costo servizi/personale)
Documentazione Necessaria	Nota spese dettagliata, prova km/scopo	Nota spese dettagliata, prova km/scopo	Fattura, documentazione km/scopo, eventuale prova spesa originaria (post-2025)	Fattura, documentazione km/scopo	Ricevuta, documentazione km/scopo
Impatto Tracciabilità 2025 (su Rimborso ACI)	Probabilmente escluso dall’obbligo sulla spesa originaria (da confermare)	Probabilmente escluso dall’obbligo sulla spesa originaria (da confermare)	Incertezza sull’applicabilità dell’obbligo sulla spesa originaria e sulla natura del rimborso (analitico vs compenso)	Incertezza sull’applicabilità dell’obbligo sulla spesa originaria e sulla natura del rimborso	Non direttamente applicabile (rimborso è compenso)
Impatto Tracciabilità 2025 (su Spese Analitiche Vitto/Alloggio/Taxi)	Sì (pagamento tracciabile richiesto per non imponibilità/deducibilità)	Sì (pagamento tracciabile richiesto per non imponibilità/deducibilità)	Sì (pagamento tracciabile richiesto per non imponibilità/non deducibilità per autonomo e deducibilità per azienda)	Incertezza sull’applicabilità della nuova disciplina	Non direttamente applicabile (spese sono costi dell’autonomo)

Nota: Le voci contrassegnate con “incertezza” o “da confermare” richiedono chiarimenti ufficiali dall’Agenzia delle Entrate.

Questa tabella evidenzia come, nonostante l’obiettivo comune di rimborsare i costi di trasporto, le implicazioni fiscali varino notevolmente. I Co.co.co. sono spesso allineati ai dipendenti, mentre i lavoratori autonomi seguono percorsi distinti, ulteriormente complicati dalle riforme del 2025 e dalle specificità del regime forfettario. La corretta qualificazione del rapporto di lavoro è quindi il primo passo indispensabile per una gestione fiscale adeguata.

6. Chiarimenti dell’Agenzia delle Entrate e Prassi Amministrativa

L’interpretazione e l’applicazione pratica delle norme sui rimborsi spese, inclusi quelli chilometrici, sono state oggetto di numerosi chiarimenti da parte dell’Agenzia delle Entrate nel corso degli anni, attraverso circolari, risoluzioni e risposte a interpelli. Questi documenti forniscono indicazioni operative preziose, sebbene alcuni aspetti necessitino di aggiornamenti alla luce delle recenti modifiche normative.

Tra i documenti di prassi più rilevanti si segnalano:

• Circolare n. 326/E del 23 dicembre 1997: Considerata la circolare “madre” in materia di spese di trasferta dei dipendenti. Ha fornito chiarimenti fondamentali sull’utilizzo delle tabelle ACI, sulla necessità di determinare il rimborso in base alla percorrenza, al tipo di veicolo e al costo chilometrico ACI, e sulla documentazione necessaria. Ha inoltre specificato che, in assenza del modello esatto nelle tabelle, si debba fare riferimento a un veicolo con caratteristiche simili.

• Circolare n. 188/E del 16 luglio 1998: Ha chiarito le regole di deducibilità per l’impresa per i diversi sistemi di rimborso spese ai dipendenti (forfettario, analitico, misto).

• Risoluzione n. 49/E del 10 maggio 2013: Ha affrontato il caso specifico dei rimborsi spese corrisposti a collaboratori occasionali, chiarendo le condizioni (attività sostanzialmente gratuita, rimborso limitato a spese necessarie e documentate) per la non applicazione della ritenuta d’acconto.

• Risoluzione n. 46/E del 20 luglio 2020: Riguarda il trattamento fiscale dei fringe benefit relativi all’uso di veicoli aziendali da parte degli amministratori, fornendo contesto utile anche se non direttamente sui rimborsi chilometrici.

• Altri documenti di prassi hanno fornito indicazioni su aspetti specifici come la documentazione idonea, il trattamento di particolari spese (es. car sharing assimilato ai taxi ), o la modalità di calcolo della distanza rilevante (casa vs. sede).

Nonostante la ricchezza della prassi esistente, le significative novità introdotte a partire dal 2025 rendono necessari nuovi e urgenti chiarimenti ufficiali da parte dell’Agenzia delle Entrate. In particolare, sono attese indicazioni precise su:

1. L’applicabilità o meno della nuova disciplina dell’Art. 54 TUIR (esclusione dal reddito dei rimborsi analitici tracciabili) ai lavoratori autonomi in regime forfettario.

2. Se i rimborsi chilometrici calcolati sulla base delle tabelle ACI siano soggetti o meno ai nuovi obblighi di tracciabilità del pagamento delle spese sottostanti (carburante, manutenzione, etc.) per garantirne la non imponibilità/deducibilità.

Fare affidamento esclusivamente sulla prassi pre-2025 per interpretare le nuove norme comporta rischi significativi. Le aziende e i professionisti devono quindi monitorare attentamente la pubblicazione di nuove circolari o risoluzioni e, nel frattempo, adottare un approccio prudente nella gestione di queste fattispecie.

7. Sintesi Operativa e Raccomandazioni per l’Impresa

Per gestire correttamente e in modo fiscalmente efficiente i rimborsi chilometrici a dipendenti e collaboratori, le imprese dovrebbero adottare un approccio strutturato, basato sui seguenti punti chiave e azioni raccomandate:

• Corretta Classificazione del Lavoratore: Identificare con precisione la tipologia di rapporto (dipendente, Co.co.co., autonomo P.IVA ordinario/forfettario, occasionale), poiché da essa dipendono le regole fiscali applicabili.

• Policy e Autorizzazione: Definire una chiara policy aziendale per le trasferte e l’utilizzo di veicoli personali. Formalizzare l’autorizzazione all’uso del mezzo proprio, preferibilmente tramite lettera di incarico scritta, specificando le condizioni e le modalità di rimborso.

• Calcolo Accurato del Rimborso:

o Per Dipendenti e Co.co.co.: Utilizzare le tabelle ACI correnti e specifiche per il veicolo effettivamente utilizzato per determinare l’importo non imponibile. Verificare il rispetto della regola sulla distanza (partenza da casa vs. sede). Per la deduzione aziendale (IRES/IRPEF), applicare il limite basato sulle tabelle ACI per 17 CVF (benzina) o 20 CVF (diesel).

o Per Collaboratori Autonomi: Concordare chiaramente se il rimborso chilometrico è parte del compenso forfettario o se viene gestito come riaddebito analitico. In quest’ultimo caso (post-2025), seguire le nuove regole dell’Art. 54 TUIR, tenendo conto dell’incertezza sull’inclusione dei rimborsi ACI.

• Documentazione Rigorosa:

o Richiedere a dipendenti e collaboratori la compilazione di note spese dettagliate per ogni trasferta.

o Esigere e conservare adeguata documentazione a supporto dei chilometri dichiarati e della finalità aziendale della trasferta (ordini di servizio, report visite, etc.).

o Per i collaboratori autonomi, ottenere fatture conformi alla normativa, che distinguano correttamente compenso e rimborsi spese (soprattutto post-2025).

• Conservazione e Registrazione: Archiviare sistematicamente tutta la documentazione relativa alle trasferte e ai rimborsi per almeno i termini di accertamento fiscale. Registrare i rimborsi correttamente nei libri obbligatori (es. LUL per i dipendenti).

• Gestione della Tracciabilità (Post-2025):

o Assicurarsi che i pagamenti dei rimborsi dall’azienda al lavoratore avvengano tramite mezzi tracciabili.

o Implementare procedure e formare dipendenti/collaboratori sulla necessità di utilizzare pagamenti tracciabili per le spese soggette al nuovo obbligo (vitto, alloggio, taxi/NCC) e di conservarne la prova.

o Monitorare attivamente i chiarimenti ufficiali sulla tracciabilità applicabile ai rimborsi chilometrici ACI.

• Considerazioni IRAP: Tenere conto della generale indeducibilità dei rimborsi chilometrici ACI ai fini IRAP nei calcoli e nelle dichiarazioni relative a tale imposta.

• Gestione Regime Forfettario: Adottare un approccio prudente per i rimborsi ai forfettari, in attesa di chiarimenti ufficiali sulla loro imponibilità post-2025. Essere pronti ad adeguare le procedure non appena l’Agenzia delle Entrate fornirà indicazioni definitive.

Raccomandazioni Operative Aggiuntive:

• Revisione Policy: Aggiornare le policy interne su viaggi e rimborsi spese per recepire le novità 2025, in particolare sulla tracciabilità.

• Digitalizzazione: Valutare l’adozione di software o piattaforme digitali per la gestione delle note spese. Questi strumenti possono facilitare la raccolta della documentazione, la verifica della compliance (inclusa la tracciabilità) e l’archiviazione, riducendo errori e oneri amministrativi.

• Formazione: Organizzare sessioni formative per il personale amministrativo che gestisce i rimborsi e per i dipendenti/collaboratori che effettuano trasferte, al fine di garantire la comprensione e l’applicazione delle nuove regole.

L’introduzione dei requisiti di tracciabilità e le modifiche al trattamento dei rimborsi per gli autonomi rendono indispensabile un riesame proattivo dei processi aziendali. Un approccio basato sulla digitalizzazione e su controlli interni più stringenti può mitigare i rischi di non conformità e le potenziali conseguenze fiscali negative, come la doppia tassazione (costo indeducibile per l’azienda e reddito imponibile per il lavoratore).

8. Conclusione

La disciplina fiscale italiana relativa ai rimborsi dei costi chilometrici per dipendenti e collaboratori è complessa e stratificata, richiedendo un’attenta navigazione tra diverse disposizioni del TUIR e la prassi amministrativa. La corretta gestione di questi rimborsi è cruciale per le imprese al fine di ottimizzare la deducibilità dei costi e per i lavoratori al fine di assicurare il corretto trattamento fiscale delle somme percepite.

I principi cardine rimangono l’inerenza della spesa all’attività d’impresa e la necessità di una documentazione probatoria adeguata. Per i dipendenti (e spesso per i Co.co.co.), il riferimento alle tabelle ACI è fondamentale per determinare sia il limite di non imponibilità (basato sul veicolo effettivo) sia il limite di deducibilità per l’impresa (parametrato ai 17/20 CVF). Per i lavoratori autonomi, il trattamento è più variegato e significativamente influenzato dalle riforme del 2025, che hanno introdotto la neutralità fiscale per i rimborsi analitici tracciabili nel regime ordinario, lasciando però aperte questioni interpretative cruciali, soprattutto riguardo ai rimborsi chilometrici ACI e all’applicazione ai contribuenti forfettari.

Le novità introdotte dalla Legge di Bilancio 2025, in particolare l’obbligo di tracciabilità dei pagamenti per determinate spese di trasferta, impongono alle aziende un adeguamento tempestivo delle proprie procedure interne. La mancata conformità può comportare l’indeducibilità del costo per l’impresa e l’imponibilità del rimborso per il lavoratore.

In questo contesto normativo in evoluzione, caratterizzato da alcune aree di incertezza che attendono chiarimenti ufficiali dall’Agenzia delle Entrate (in primis, l’esatta portata delle nuove regole per i forfettari e l’applicabilità della tracciabilità ai rimborsi ACI), è fondamentale per le imprese adottare un approccio proattivo e prudente. Si raccomanda vivamente alle aziende di consultare i propri consulenti fiscali per verificare la conformità delle proprie policy e procedure alla normativa vigente e per ricevere assistenza nell’interpretazione delle novità e nella gestione delle casistiche specifiche. Una gestione informata e compliance-oriented dei rimborsi chilometrici è essenziale per evitare contestazioni fiscali e ottimizzare la posizione fiscale dell’impresa e dei suoi collaboratori.

Fonti usate nel report

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